ইমেইলের আদবকেতা
- মারুফ ইসলাম
যোগাযোগের জন্য বহুল ব্যবহৃত এবং জনপ্রিয় একটি মাধ্যম হচ্ছে ইমেইল। ইমেইলে যোগাযোগ একেবারে নতুন কোনো প্রপঞ্চ নয়, আবার একেবারে পুরনোও নয়। তবে দীর্ঘদিন ধরে ইমেইলের মাধ্যমে মানুষ পরষ্পরের সঙ্গে যোগাযোগ করে আসছে। আর ইমেইল যে প্রযুক্তিনির্ভর একটি যোগাযোগ মাধ্যম তা আপনাকে নিশ্চয় ঘটা করে বুঝিয়ে বলতে হবে না!
তবে বুঝিয়ে বলার মতো একটা বিষয় আছে বৈকি! সেটা হচ্ছে ইমেইলের আদবকেতা। অবাক হওয়ার কিছু নেই। ভদ্রতা শুধু কথাবার্তায় আর চলাফেরায় প্রকাশ পায় না, ভদ্রতা প্রকাশ পায় আপনার পাঠানো ইমেইলেও। হ্যাঁ, আপনার পাঠানো ইমেইল দেখেই কেউ একজন বুঝে ফেলবেন আপনি মার্জিত আচরণের কি না।
ভাবনায় পড়ে মাথা চুলকাতে বসেছেন? এত ভাবনার কিছু নেই। মেইল পাঠানোর আগে ছোট ছোট কিছু বিষয় খেয়াল রাখলেই হয় আর কি!
প্রেরক…
আপনার কাছে যখন কোনো মেইল আসে তখন সবার আগে আপনি চোখ রাখেন কোথায়? নিশ্চয় ‘ফ্রম’ কলামে। অর্থাৎ মেইলটি কে পাঠিয়েছে তা জানতে চান। আপনি যখন অন্য কারো কাছে মেইল পাঠান তখন তারাও আপনার মতো করে ভাবে। সুতরাং ফ্রম কলামে আপনার নাম সঠিক বানানে লিখুন। কিংবা আপনি যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের মেইল অ্যাড্রেস থেকে পাঠান তবে সেখানে প্রতিষ্ঠানের নাম নির্ভুলভাবে লিখুন।
বিষয়
এরপর আসুন মেইলের সাবজেক্ট লাইনে। সংক্ষেপে, অল্প কথায় মেইলের বিষয় লিখুন। সাবজেক্ট অবশ্যই মেইলের বিষয়বস্তুর সঙ্গে সঙ্গতি রেখে লিখুন। সাবজেক্ট লাইনে এমন কিছু ‘নির্ধারণী শব্দ’ ইংরেজিতে যাকে বলে ‘কি-ওয়ার্ড’, ব্যবহার করুন যাতে পরবর্তীতে ওই কি-ওয়ার্ড দিয়ে অনুসন্ধান করলে সহজেই মেইলটি খুঁজে পাওয়া যায়।
সহজ সম্বোধন!
এবার আপনি মেইলের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশে প্রবেশ করেছেন। সম্বোধন। সম্বোধনে ভুল করা যাবে না কিছুতেই। নিদেনপক্ষে ‘হ্যালো’ তো বলতেই হবে। অথবা যাকে মেইল করছেন তার নাম জানা থাকলে সরাসরি নাম লিখতে পারেন।
কত্ত বড় মেইল!
মেইল দেখেই প্রাপক যেন মাথায় হাত দিয়ে বলে না বসে-কত্ত বড় মেইল! যাকে মেইল পাঠাচ্ছেন তার সময়কে সমীহ করুন। মনে রাখবেন, আপনার মতো তারও সময়ের মূল্য আছে। অতএব, ছোট আকারের মেইল পাঠান। আপনার বক্তব্য লিখুন সংক্ষেপে এবং গুছিয়ে।
বক্তব্য হবে সৃজনশীল
মেইলের আয়তন ছোট করতে গিয়ে দেখা গেল, আপনার মূল বক্তব্যই বাদ পড়ে গেছে! এমন যেন না হয়। টু দ্য পয়েন্ট বক্তব্য লিখুন। লেখার ক্ষেত্রে সৃজনশীল হোন। এটা তো ব্যাক্তিগত মেইল নয়, ব্যবসায়িক মেইল-এমন ভেবে অনলাইন থেকে সার্চ করে কপি পেস্ট করবেন না।
এবং ঠিকানা
মেইলের অ্যাড্রেস বারে তো ইমেইল ঠিকানা আছেই, সুতরাং চিঠির শেষে আবার ইমেইল অ্যাড্রেস লিখার দরকার কি? এমনটা ভেবে অনেকেই আর ইমেইল ঠিকানা লেখে না। এটা ঠিক নয়। ইমেইল গর্ভের একদম নিচে আপনার নাম পরিচয় লিখুন। সেই সঙ্গে আপনার ইমেইল ঠিকানা ও ফোন নম্বর যোগ করে দিন।
