অফিস ব্যবস্থাপনার ৬ টিপস
- উদ্যোক্তা ডেস্ক
১. সঠিক কর্মী নির্বাচন
যখন কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠান কর্মী নিয়োগ করবেন, তখন সঠিক ব্যক্তিকে নির্বাচন করতে হবে। এক্ষেত্রে শুধু স্মার্টনেস বা কাক্সিক্ষত যোগ্যতাসম্পন্ন কর্মীদের নিয়োগ না দিয়ে বরং যারা কঠোর পরিশ্রমের পাশাপাশি দ্রুত সমস্যার সমাধান করতে পারেন তাদের নিয়োগ দেয়া উচিত।
২. প্রতিষ্ঠানের চাহিদা স্পষ্ট করা
অফিস ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে কর্মীদের কাছে প্রতিষ্ঠানের প্রত্যাশা কী তা স্পষ্ট করা জরুরি। পাশাপাশি কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের কাছে কী প্রত্যাশা করছেন তাও জানতে হবে। এতে সঠিকভাবে অফিস ব্যবস্থাপনার কাজ অনেক সহজ হয়ে যাবে।
৩. কারিগরি সরঞ্জামের সুবিধা গ্রহণ
যখন কোনো প্রতিষ্ঠানের মালিক তার কর্মীদের বিভিন্ন বিষয়ে প্রশ্ন করেন, তখন কর্মীরা খুবই বিরক্তি বা চাপ অনুভব করেন। যেমন- মালিক জিজ্ঞাসা করলেন, এ দ্রব্যটি ক্রেতাকে বুঝিয়ে দিয়েছেন? অথবা- ক, খ এবং গ সঠিকভাবে তাদের কাজ করছে কি’না ইত্যাদি। মালিক যত সহজ ও নরম ভাষায় এ প্রশ্ন করুক না কেন, কর্মীরা এতে বিরক্ত হবেনই।
এক্ষেত্রে কর্মীদের কাজ সঠিকভাবে দেখভাল করার জন্য কারিগরি সরঞ্জামের সুবিধা গ্রহণ করা যেতে পারে। সেজন্য এমন ১টি অ্যাপস ব্যবহার করা উচিত, যাতে কর্মীরা তাদের প্রতিদিনের কাজের রিপোর্ট পেশ করতে পারেন। এতে সহজেই কর্মীদের কাজ সম্পর্কে মালিক ধারণা নিতে পারবেন। তখন কর্মীদের কাছে প্রতিষ্ঠানের কোনো তথ্য জিজ্ঞাসা করতে হবে না। ফলে কর্মীরা বিরক্ত হবেন না, তাদের কাজেও কোনো ব্যাঘাত ঘটবে না।
৪. কাজে নিযুক্ত থাকা ও কর্মীদের খোঁজখবর রাখা
প্রতিষ্ঠানের সফলতার জন্য মালিককে সর্বদা কাজে নিযুক্ত থাকতে হবে। কর্মীদের প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিষয়ে প্রশ্ন না করে তাদের চাওয়া-পাওয়া এবং কাজ সম্পর্কে খোঁজখবর রাখতে হবে। কাজ করতে গিয়ে কর্মীরা কোনো সমস্যা বোধ করছে কিনা তাও জানতে হবে। সপ্তাহে অন্তত একবার কর্মীদের সঙ্গে মিটিং করতে হবে। এতে কর্মীদের সমস্যা যেমন জানা যাবে, তেমনি কর্মীদের কাছে মালিক নিজের প্রত্যাশা জানাতে পারবেন।
৫ পুরস্কারের ব্যবস্থা করা
কর্মীদের দিয়ে শুধু কাজ করিয়ে নিলেই প্রতিষ্ঠানের সফলতা আসবে না। যেসব কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্ব সঠিকভাবে পালন করছেন বা যারা প্রতিষ্ঠানের উন্নতির জন্য কঠোর প্ররিশ্রম করছেন, তাদের জন্য পুরস্কারের ব্যবস্থা করা দরকার। এতে কর্মীরা অনুপ্রাণিত হবে এবং কাজের গতি আরও বাড়বে। প্রয়োজনে কর্মীদের বাড়তি ছুটিও দেয়া যেতে পারে। একইসঙ্গে তাদের জন্য নির্দিষ্ট পরিমাণ নগদ অর্থ বা ডিনারের ব্যবস্থা করা যেতে পারে। এমনকি টিম মিটিংয়ের সময় যে কর্মী ভালো কাজ করছেন তাকে ধন্যবাদও জানানো যেতে পারে।
৬. প্রতিনিয়ত নতুনত্ব আনয়ন
সঠিকভাবে অফিস ব্যবস্থাপনা করতে হলে মালিকের উচিত অফিসে প্রতিনিয়ত নতুন নতুন বিষয় শেখার এবং জানার ব্যবস্থা করা। পাশাপাশি শেখা বিষয়গুলোকে কাজে প্রতিফলন ঘটাতে প্রাকটিস করা। আর এমন অনুশীলন মালিক নিজে যেমন করবেন, ঠিক তেমনি কর্মীদের করতেও উদ্বুদ্ধ করতে পারেন। প্রসঙ্গত, অনেক প্রতিষ্ঠানের মালিক শুরুতেই কর্মীদের ওপর অনেক চাপ প্রয়োগ করে থাকেন। এতে কর্মীরা অসন্তুষ্ট হন। ফলে কর্মীদের কাছ থেকে সঠিক কাজ আদায় করে নিতে মালিক ব্যর্থ হন। তাই উপরের বিষয়গুলো মাথায় রাখলে যে কোনো প্রতিষ্ঠানের মালিক তার কর্মীদের সঠিকভাবে ব্যবস্থাপনা করতে সক্ষম হবেন।
