লাস্ট মিনিট মিটিং
July 21, 2016
- ক্যারিয়ার ডেস্ক
মনে করুন, অফিসে ঢুকেই জানতে পারলেন এক ঘণ্টার মধ্যে ক্লায়েন্টের সঙ্গে মিটিং ঠিক করেছেন বস যেটা আপনাকে সামলাতে হবে। কোন ক্লায়েন্ট, কী প্রজেক্ট, কোথায় মিটিং কিছুই জানেন না। অথচ বসকে নাও করতে পারবেন না। নিশ্চয়ই রীতিমতো টেনশনে পড়ে যাবেন? আর তাছাড়া যদি কিছু একটা গন্ডগোল হয়, তাহলে তো দোষ আপনার ওপরেই এসে পড়বে!
এরকম পরিস্থিতি কম-বেশি অনেককেই পড়তে হয়। শেষ মুহূর্তে এমন কোনো কাজ করতে হয় যার জন্য আমরা তৈরি থাকি না। প্রতিবাদ করার অবকাশও পাওয়া যায় না। বরং মাথা গরম করে নিজের কাজেরই ক্ষতি হয়েছে। অতএব ধীরস্থিরভাবে এই সমস্যার মোকাবেলা করা প্রয়োজন। একটু ঠাণ্ডা মাথায় ভেবে তবেই সিদ্ধান্ত নিন।
কী করবেন
- প্রথমে যেটুকু সময় আপনার হাতে আছে তার সদ্ব্যবহার করুন। আপনাকে মিটিংয়ের উদ্দেশ্য বুঝে নিতে হবে। প্রয়োজনের বসের সঙ্গে কথা বলে মিটিংয়ের যৌক্তিকতা জেনে নিন। তবে সোজাসুজি জিজ্ঞেস করবেন না। কৌশলে কথা বলুন। যদি টেলিকনফারেন্স করে কাজ সেরে নেওয়া যায়, তার চেষ্টা করুন।
- মিটিংয়ের বেসিক কিছু তথ্য জেনে নিন। যেমন, মিটিং কোথায় হবে, ক্লায়েন্ট আপনার অফিসে আসবেন না আপনাকে যেতে হবে, ঠিক কয়টার সময় মিটিং শুরু করতে হবে, কী ধরনের স্ন্যাকস এবং রিফ্রেশমেন্ট লাগবে, মিটিংয়ের বাজেট কত ইত্যাদি।
- মিটিংয়ের প্রতিটি জিনিসের জন্য চেকলিস্ট বানিয়ে ফেলুন। এতে কোনো কিছু বাদ যাবে না এবং আপনার কাজও সুষ্ঠুভাবে এগোবে। মিটিং রীতিমতো পাজলের মতো হয়, তাই প্রতিটি অংশ যথাযথ ভাবে করা খুব জরুরি। সুতরাং চেকলিস্ট বানিয়ে নিতে পারলে আপনার কাজ অনেক সহজ হয়ে যাবে এবং মিটিংয়ে সফল হবার সম্ভাবনাও বেড়ে যাবে।
- যেকোনো প্ল্যানের ব্যাকআপ রাখা প্রয়োজন। শেষ মুহূর্তে গন্ডগোল হবার সম্ভাবনা বেশি থাকে। আপনি যেরকম ভাবে চাইছেন সব কাজ সেভাবে নাও হতে পারে। সুতরাং প্ল্যান এ যদি কাজ না করে তাহলে ব্যাকআপ হিসেবে প্ল্যান বি প্রস্তুত রাখুন।
- সহকর্মীদের সাহায্য নিন। মিটিংয়ের জন্য একটা টিম তৈরি করে নিন। তাদের সঙ্গে বিভিন্ন কৌশল আলোচনা করে নিন।
- কোনো অবস্থাতেই মাথা গরম করবেন না। হেসে ব্যাপারটাকে হালকা করে নিন। এতে আপনার স্ট্রেসের মাত্রাটা কমবে। নিজের বসের ওপর রাগ করে কোনো লাভ হবে না। পরিস্থিতিকে চ্যালেঞ্জ হিসেবে নিন।
